Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de bevoegdheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties om daarna de originele archiefbescheiden te vernietigen. Bij vervanging nemen de reproducties volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden.


Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Om de zorgdrager te helpen met het opstellen van een vervangingshandboek en het nemen van een vervangingsbesluit, heeft het Historisch Centrum Limburg het format handboek vervanging archiefbescheiden opgesteld. Dit format is te vinden in de bijlagen hieronder.


Het format handboek vervanging archiefbescheiden beschrijft alle afwegingen en wettelijke eisen die aan de inrichting en de uitvoering van het vervangingsproces gesteld worden. Om gebruik te maken van het format dienen de volgende stappen te worden doorlopen:

  • het invullen van de invulvelden. De invulvelden in het format zijn te herkennen aan de rode tekstkleur;
  • het controleren of de werkwijze van het format past bij de werkwijze die de zorgdrager wilt toepassen;
  • eventueel het aanpassen van het lettertype en het kleurgebruik, zodat deze aansluit bij de huisstijl van de zorgdrager.

Mochten er vragen of onduidelijkheden zijn, dan horen wij dit graag via toezichtenadvies@hclimburg.nl.

 

bijlagen


Delen



Made by zuiderlicht