Metagegevens, ook metadata genoemd, zijn gegevens die karakteristieken van informatieobjecten beschrijven. Zoals de titel van een document of het bestandsformaat van een bestand. Metagegevens beschrijven niet alleen het informatieobject zelf, maar ook de context waarbinnen de informatieobjecten zijn ontstaan of ontvangen.

 

Sommige metagegevens worden automatische bijgehouden, andere moeten handmatig worden ingevoerd. Het vastleggen van metagegevens is noodzakelijk voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen, interpreteren en duurzaam beheren van informatie mogelijk. Het vastleggen van metadata is ook vastgelegd in de archiefwet- en regelgeving (Archiefregeling art.19 lid 2). De Archiefregeling (art. 19 lid 1) verplicht elke overheidsorganisatie om een metagegevensschema, als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006, vast te leggen.

 

Een metagegevensschema, ook metadataschema genoemd, legt de structuur, betekenis en regels vast waar metagegevens aan moeten voldoen. Een metagegevensschema heeft als doel om op een uniforme manier metadata die noodzakelijk zijn voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie vast te leggen. Het metagegevensschema wordt ook gebruikt om:  

  • Te beschrijven welke gegevens moeten worden opgeslagen;
  • Uitleg te geven over metagegevens. Het metagegevensschema legt uit wat de inhoud is van de metadata en hoe deze geïnterpreteerd moet worden. Met behulp van het metagegevensschema kunnen gebruikers metadata lezen en interpreteren;
  • De regels waaraan de metagegevens moeten voldoen te beschrijven. Op basis daarvan kunnen de metagegevens gecontroleerd worden;
  • Te dienen als belangrijke richtlijn bij conversie of migratie van informatie.

In juli 2021 is er een nieuwe standaard voor metagegevens vastgesteld: Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). MDTO is de opvolger van Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). MDTO is een landelijke norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken. MDTO beschrijft in de basis de metagegevens die behoren bij informatieobjecten en bestanden. Meer informatie over MDTO is te vinden op de website van het Nationaal Archief.

 

Door een mapping op te stellen wordt de logische structuur en samenhang tussen elementen van het metagegevensschema en het informatiemodel van het informatiesysteem vastgelegd. Het metagegevensschema zegt bijvoorbeeld 'Identificatiekenmerk' en het informatiesysteem zegt 'Documentnummer'. Door vast te leggen dat 'Identificatienummer' = 'Documentnummer' koppel je het element uit het informatiemodel aan het metagegevensveld.

 

Om zorgdragers te helpen met deze wettelijke taak heeft het HCL een format mapping metagegevensschema MDTO (excel) opgesteld.


Delen



Made by zuiderlicht