privacyverklaring HCL

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 juli 2023

Het Historisch Centrum Limburg (hierna: HCL) beheert overheidsarchieven, zoals archieven van het Rijk, de provincie Limburg en archieven van de gemeenten Maastricht, Heerlen en andere gemeenten in (Zuid-)Limburg. Daarnaast berusten in het HCL archieven van particuliere en (semi)publieke organisaties, bedrijven, verenigingen en stichtingen, en van families en personen. Naast het bewaren, is het de taak van het HCL om deze archieven beschikbaar te stellen.

Het HCL verwerkt persoonsgegevens van bezoekers, klanten en andere relaties om haar taken goed uit te kunnen voeren. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie bevatten over een levend persoon en die direct of indirect naar die persoon te herleiden zijn. Het HCL neemt de bescherming van deze persoonsgegevens zeer serieus. Daarom worden de verzamelde persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze verwerkt en beveiligd. Het HCL is bij de uitvoering van haar taken gebonden aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

In deze privacyverklaring leest u hoe het HCL omgaat met uw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens die het HCL verwerkt
Als u gebruik maakt van de diensten van het HCL, dan worden uw persoonsgegevens verzameld en verwerkt voor het uitvoeren van onze taken. In het verwerkingsregister van het HCL staan alle processen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt.

Hieronder is per dienst aangegeven welke persoonsgegevens verwerkt worden, met welk doel dat gebeurd en hoe lang de gegevens bewaard worden.

Dienstverlening studiezaal
Bij uw eerste bezoek aan de studiezaal van het HCL, wordt voor u een bezoekerspas gemaakt. Het HCL registreert daarvoor uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Het is noodzakelijk om bezoekers van de studiezaal te registeren in verband met uw veiligheid, de bescherming van archiefstukken, het bijhouden van statistieken en in het kader van de archiefhistorie. De gegevens worden 5 jaar na uw laatste bezoek aan de studiezaal verwijderd. Dit is conform de bewaartermijn die volgt uit de Selectielijst voor Regionaal Historische Centra. Bij uw eerste bezoek wordt tevens uw identiteitsbewijs gevraagd, zodat de medewerker uw identiteit kan controleren. Uw identiteitsbewijs wordt niet opgeslagen.

Dienstverlening niet-studiezaal
Als u contact opneemt met het HCL, worden uw persoonsgegevens verwerkt in het kader van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld als u een archiefstuk of scan aanvraagt via de website of een vraag stuurt per mail. Meestal zijn dit uw naam, e-mailadres en/of telefoonnummer. Wanneer u betaalt voor de dienst, wordt ook uw bankrekeningnummer verwerkt. Mogelijk worden ook andere persoonsgegevens van u verwerkt, zoals uw adres, woonplaats en uw bezoekerspasnummer. Deze gegevens heeft het HCL nodig om onze diensten aan u te kunnen leveren. Er gelden diverse bewaartermijnen volgens de Selectielijst voor Regionaal Historische Centra. Als u per mail een vraag stelt aan het HCL of richtinggevend advies vraagt, dan worden uw persoonsgegevens 1 jaar na het verstrekken van de inlichtingen door het HCL vernietigd. Voor bibliotheekaanvragen of aanvragen voor inzage in archiefstukken, geldt een bewaartermijn van 5 jaar. Voor betaalde diensten geldt een bewaartermijn van 7 jaar, zoals voor aanvragen van een scan van een archiefstuk of bouwtekening.

Cameratoezicht
Het HCL maakt gebruik van cameratoezicht in en rondom onze gebouwen. De camera’s registreren alleen beelden. Er worden geen geluidsopnames gemaakt. Dit is om uw en onze veiligheid en eigendommen te beschermen. De beelden van de camera’s worden automatisch na een maand vernietigd, tenzij blijkt dat sprake is geweest van een incident. De camerabeelden kunnen in dat geval langer bewaard worden als dat nodig is voor het afhandelen van het incident.

Nieuwsbrief
Heeft u zich inschreven voor de nieuwsbrief van het HCL? Dan verwerkt het HCL uw naam en e-mailadres om de nieuwsbrief naar u te versturen. Bij uw inschrijving geeft u toestemming om uw gegevens voor dit doel te mogen gebruiken. U kunt zich op ieder gewenst moment uitschrijven. Uw persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.

Het HCL maakt gebruik van MailChimp als marketingautomatiseringsplatform. Uw persoonsgegevens worden met MailChimp gedeeld. MailChimp is gevestigd in de Verenigde Staten, wat betekent dat uw persoonsgegevens verwerkt worden buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: EER).

Gebruik van cookies
Op de website van het HCL wordt gebruik gemaakt van “cookies”. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst als u onze website bezoekt.

HCL gebruikt twee soorten cookies:
- Functionele cookies
Functionele cookies zijn nodig om de website beter te laten functioneren.
- Analytische cookies
Het HCL gebruikt analytische cookies om bezoekersstatistieken bij te houden. Zo krijgen wij beter inzicht in het gebruik van de website.

Wij informeren de bezoekers van onze website dat gebruik wordt gemaakt van analytische en functionele cookies. Aangezien deze cookies geen of zeer beperkt inbreuk maken op de privacy, is geen toestemming van de bezoeker nodig. U kunt het plaatsen van cookies blokkeren. Dit regelt u via de privacy-instellingen van uw browser.

Beperkt openbare archiefstukken
De meeste informatie die zich in de archieven van het HCL bevindt, heeft betrekking op overleden personen. De AVG is niet van toepassing op persoonsgegevens van overleden personen. Een groot deel van de collectie is daarom openbaar en in te zien, maar er zijn enkele uitzonderingen. Wanneer een archief of collectie privacygevoelige informatie over nog levende personen bevat, geldt meestal een beperking van de openbaarheid.

Wanneer u beperkt openbare archiefstukken wilt inzien, kunt u een aanvraag indienen door het ontheffingsformulier in te vullen. Door de archivaris wordt dan deskundig beoordeeld of u alsnog toegang kunt hebben tot de betreffende archiefstukken. Om uw ontheffingsaanvraag te kunnen behandelen, verwerkt het HCL in ieder geval uw naam, e-mailadres en handtekening. Indien nodig worden ook uw adres, woonplaats, telefoonnummer en bezoekerspasnummer verwerkt. Deze gegevens worden na 5 jaar vernietigd.

Delen van persoonsgegevens
Voor de verwerking van persoonsgegevens kan het HCL gebruik maken van andere organisaties, die als verwerker in opdracht en ten behoeve van het HCL persoonsgegevens verwerken. Als het HCL een verwerker inschakelt, wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. In de overeenkomst worden afspraken gemaakt die zijn afgestemd op de geldende wet- en regelgeving.

Wanneer persoonsgegevens aan partijen buiten de EER worden verstrekt, zal dit in overeenstemming gebeuren met de vereisten uit de wet, zoals het maken van passende afspraken over het niveau van de gegevensbescherming in dat land. Als uw persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, informeert het HCL u hierover.

Beveiliging en datalekken
Het HCL heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mocht er toch een beveiligingsincident optreden waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, dan wordt dit afgehandeld volgens de procedure voor beveiligingsincidenten en datalekken. Incidenten en datalekken worden opgelost en intern geregistreerd. Het HCL informeert ook de toezichthouder en de betrokkene als dat nodig is.

Beleid
De manier waarop het HCL persoonsgegevens verwerkt is vastgelegd in het interne privacybeleid. Het privacybeleid is het kader waarin is aangegeven aan welke principes het HCL zich houdt en laat zien hoe het HCL met privacy omgaat.

Uw privacyrechten
U heeft een aantal privacyrechten op grond van de AVG, zodat u inzicht en controle kunt krijgen over uw persoonsgegevens. Voor persoonsgegevens die in overgebrachte archieven voorkomen gelden een aantal van deze rechten niet. Voor het verwerken van persoonsgegevens in de eigen organisatie, zoals de bezoekersregistratie, gelden de rechten onverminderd. Hier leest u hoe u gebruik kunt maken van uw rechten ten aanzien van de diensten die het HCL aanbiedt.

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens, kunt u algemene informatie vinden over de rechten die u heeft: Praktische informatie over privacyrechten | Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen of klachten
Heeft u vragen over de bescherming van uw persoonsgegevens? Dan kunt u een e-mail sturen naar privacy@hclimburg.nl.

Als u een klacht heeft over de manier waarop het HCL omgaat met uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming van het HCL. De functionaris gegevensbescherming houdt toezicht op de toepassing en naleving van de AVG bij de verwerking van persoonsgegevens door het HCL. U kunt de functionaris gegevensbescherming bereiken via fg@hclimburg.nl.

U kunt de privacy officer en functionaris gegevensbescherming ook telefonisch bereiken via ons algemeen telefoonnummer: 043 3285500.

U kunt ook een brief schrijven naar:
Historisch Centrum Limburg
T.a.v. de functionaris gegevensbescherming of privacy officer
Sint Pieterstraat 7
6211 JM Maastricht

Ook kunt u een klacht indienen over het HCL bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen