In samenwerking met het Nationaal Archief werkt het HCL aan de digitalisering van notariële akten uit de periodes 1842-1895 en 1896 tot 1905. Het digitaliseren van archiefbronnen kan niet zonder dat aan een aantal randvoorwaarden is voldaan. Zo moet de beschrijving van het archief in het collectiebeheerssysteem helemaal in orde zijn. De originele bronnen moeten in de juiste volgorde zijn geplaatst en in sommige gevallen is materiele verzorging (preventieve conservering) nodig.
Dit vereist een logistiek proces dat bestaat uit verschillende schakels en goed aansluit bij het uiteindelijke doel: de bron digitaal beschikbaar maken. Om die reden zijn bepaalde blokken uit het notarieel archief geblokkeerd voor inzage gedurende een bepaalde periode.
online toegankelijk
Scans van notariële akten uit de akteplaatsen Afferden tot en met Wittem (1842-1895) zijn al online te bekijken onder toegang 09.008. Notariele akten uit de daaropvolgende periode (1896-1905) van de plaatsen Beek, Eijsden, Geleen, Gronsveld, Gulpen, Kerkrade, Klimmen, Meerssen, Merkelbeek, Nieuwenhage, Susteren, Urmond, Valkenburg en Wittem zijn ook online te raadplegen via toegang 09.009. Het betreft inventarisnummers 9147 t/m 9279.
Inmiddels zijn van de volgende archieven de scans online gekomen:
- 20.242A Notarissen ter standplaats Maastricht, 1842-1905 (inv. nrs. 1-1047)
- 20.243A Notarissen ter standplaats Amby, 1804-1905 (inv. nrs. 1-276)
- 09.008 Notarissen in de arrondissementen Maastricht en Roermond, 1842-1895 (inv. nrs. 8099, 8126, 8132 (aanvulling))
- 09.001 Notariële archieven van notarissen berustende in het (voormalig) Rijksarchief in Limburg te Maastricht, 1544-1842 (inv. nrs. 64-3993).
- 09.001 Notariële archieven van notarissen berustende in het (voormalig) Rijksarchief in Limburg te Maastricht, 1544-1842 (inv. nrs. 3394-4920).
- 09.009 Notarissen in de Arrondissementen Maastricht en Roermond, 1896-1905 (inv. nrs. 9280-9375, 9401).
laatste loodjes
Het 'nieuwste' archief dat wordt geprepareerd voor digitalisering is 20.241 (Notarissen ter standplaats Maastricht, 1544-1842) De stukken uit dit archief zijn tot nader order geblokkeerd. Stukken uit archief 20.241 zijn wel in de studiezaal in te zien op rolfilm, en de inventaris is digitaal in te zien. De scans zullen op een (nu nog) onbekend moment in de toekomst online komen.
Originelen worden na digitalisering online beschikbaar gesteld en worden daarna in principe niet meer ter inzage gegeven in de studiezaal. Daarvoor krijgt u natuurlijk wel hoge resolutie scans terug.
doel
De digitalisering van de notariële akten gebeurt in het kader van het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR). Door de stukken online beschikbaar te stellen hoeven de originelen niet meer van de planken gehaald te worden, en wordt ons erfgoed in het digitale tijdperk beschermd.
wat zijn notariële archieven?
Al sinds de late middeleeuwen zijn er in Limburg notarissen actief. Vanaf 1811 geldt dat voor heel Nederland. De taak van de notaris is het opmaken van akten. Soms heeft iets alleen maar rechtskracht als er door een notaris een akte van is opgemaakt. Tegenwoordig is dat bijvoorbeeld het geval bij de verkoop van huizen. Alle partijen die zo'n akte laten opmaken (bij verkoop van een huis dus de koper en verkoper) krijgen een kopie van die akte. Het origineel van de akte wordt ook wel de minuut(akte) genoemd. De minuten die een notaris heeft opgemaakt vormen een notarieel archief.
Notariële archieven zijn zeer informatierijke archieven voor bijvoorbeeld historici, genealogen, heemkundigen en huizenonderzoekers. Denk aan testamenten, overdrachten van onroerend goed, huwelijksvoorwaarden, schuldbekentenissen en nog veel meer.