Team e-depot van het HCL werkt momenteel hard om het eigen e-depot te realiseren. Ook in het verleden heeft het HCL verschillende pilots uitgevoerd om kennis en praktijkervaring op te doen. Zo hebben we in het verleden twee pilots uitgevoerd: één in 2016 in samenwerking met de Gemeente Maastricht en één in 2018 in samenwerking met de Gemeente Horst a/d Maas.
Beide pilots zijn uitgevoerd met als uitgangspunt aansluiting op de e-depotfunctionaliteit van het Nationaal Archief: Preservica. De resultaten van deze pilots (zullen) worden gebruikt om te komen tot ons eigen e-depot bij het HCL. Het opzetten van een e-depot is een proces waarin we moeten blijven leren en proberen. Echt klaar is het e-depot namelijk nooit. We moeten continu inspelen op veranderingen in de digitale wereld. Alleen dan kunnen we informatie nu en in de toekomst vindbaar en bruikbaar houden.
pilot Maastricht
In 2016 is de pilot met de gemeente Maastricht en het toenmalig Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL) uitgevoerd. Binnen de pilot werden verschillende doelstellingen geformuleerd, zoals het verwerven van kennis en ervaring met het e-depot in de praktijk, het opstellen van een business case ‘Uitplaatsing in het e-depot’ en het onderzoek van de mogelijkheden tot actieve openbaarheid van WABO-documenten. Door middel van een tweetal procesanalyses is er binnen de gemeente Maastricht gekeken naar werkprocessen, systemen en informatiestromen. Daarnaast is er een analyse opgesteld waarin de voor- en nadelen van uitplaatsing en vervroegde overbrenging zijn onderzocht.
Op basis van de projectresultaten zijn de volgende conclusies getrokken:
- De pilot heeft veel nuttige kennis en ervaring opgeleverd. Gemeente en archief hebben elkaar beter leren kennen en meer inzicht verkregen in de factoren die inrichting en gebruik van een e-depot zo complex maken en in de cruciale rol die de afdeling DIV speelt in een succesvolle implementatie;
- Tegenover de geconstateerde complexiteit en soms weerbarstige praktijk staat het besef dat er inderdaad veel winst te halen is voor zowel archiefvormer als archiefinstelling. Die meerwaarde bestaat uit een betere kwaliteit van metadata, minder beheer voor de archiefvormer en een toekomstgerichte rol voor het archief;
- Uit de opgestelde business-case blijkt dat uitplaatsing in het e-depot zowel kwalitatief als financieel aanzienlijk gunstiger uitpakt dan andere onderzochte varianten, waaronder een e-depot beheerd door de gemeente;
- Er is - naast de daadwerkelijke implementatie na deze pilot - nog veel werk te verzetten, voordat het volledige potentieel van het e-depot benut kan worden. Dan gaat het zowel om stroomlijning van processen en systemen op lokaal niveau als om verdere uitwerking van standaarden op landelijk niveau door gemeenten en archiefsector.
De leerervaringen opgedaan tijdens deze pilot zullen zeker gebruikt worden voor het ontwikkelen eigen e-depot van het HCL. Wil je het verslag van die pilot uit 2016 inzien? Stuur ons dan een bericht via e-depot@hclimburg.nl.
pilot Horst a/d Maas
Na de pilot met Maastricht waren we nog niet uitgeleerd. Daarom is het toenmalig RHCL in 2018 samen met de gemeente Horst a/d Maas van start gegaan met een nieuwe pilot. Het doel van deze pilot was om meer inzicht te krijgen in wat er nodig is om een gemeente te kunnen aansluiten op de e-depotvoorziening. De pilot richtte zich vooral op de praktische kanten van een aansluiting op het e-depot. Hierbij is gekeken naar de benodigde voorbereidingswerkzaamheden van het overbrengen van een digitale zaak naar het e-depot.
Ook in deze pilot hebben we waardevolle ervaringen opgedaan. Zo zijn we door de ervaringen uit deze pilot overgegaan op de werving van gespecialiseerd personeel, in de vorm van een functioneel beheerder ten behoeve van het e-depot.
Het eindrapport van deze pilot is niet openbaar, wel zijn de nieuwsbrieven die we hierover hebben gemaakt nog in te zien:
- e-depot-pilot nieuwsbrief 1
- e-depot pilot nieuwsbrief 2
- e-depot pilot nieuwsbrief 3
- e-depot pilot nieuwsbrief 4
- e-depot pilot nieuwsbrief 5
heden
Om digitale informatie in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het HCL aan het ontwikkelen van een eigen e-depot.
Ben je geïnteresseerd geraakt in de e-depot van het HCL en/of wil je meer informatie hierover? Neem dan contact met ons op via e-depot@hclimburg.nl.
Delen
Made by zuiderlicht