De overheid werkt steeds meer digitaal. Veel informatie wordt daardoor alleen nog maar digitaal opgeslagen en beheerd. Die informatie moet ook gearchiveerd worden. Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien.
Het Historisch Centrum Limburg (HCL) heeft als taak om informatie ‘tot in de eeuwigheid’ te beheren. In het verleden werden vooral fysieke stukken, zoals charters, bouwtekeningen en papiervergunningen, aan het HCL in bewaring gegeven. Die worden in in onze fysieke depots ‘tot in de eeuwigheid’ beheerd en bewaard. Maar hoe doe je dat met digitale informatie?
Digitale informatie wordt bewaard in ons e-depot. In het e-depot blijft digitale informatie ook in de toekomst leesbaar. Om digitale informatie in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het HCL aan het ontwikkelen van een eigen e-depot.
wat is een e-depot?
Een e-depot is een voorziening waarin digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor lange termijn toegankelijk gesteld. Formeel is de definitie van een e-depot:
"Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt."
Het gaat bij een e-depot dus niet enkel om de hard- en software, maar ook om bijvoorbeeld het duurzaam toegankelijk houden van de opgenomen digitale informatie.
Het HCL past voor het e depot het Open Archival Information Systems (OAIS) referentiemodel toe. Dit referentiemodel gaat uit van een onderverdeling in zeven functiegroepen. Deze zeven functiegroepen zijn samen te vatten in de volgende vier onderdelen van het e depot: (1) inname, (2) soft- en hardware, (3) beheer en (4) raadplegen. Bekijk ook vooral de infographic die we gemaakt hebben voor meer informatie over het e-depot van het HCL.
Wil je meer weten over hoe ons e-depot is opgebouwd? Lees dan de begripsdefinitie e-depot van het HCL, die uitgebreid uitleg geeft over hoe het e-depot in elkaar steekt.
voor wie is het e-depot?
Het e-depot is in eerste plaats beschikbaar voor de aangesloten gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, intergemeentelijke samenwerkingen en andere overheidsinstanties in Limburg die hun informatie langdurig toegankelijk willen houden. Dit kunnen zowel digitaal aangemaakte documenten en bestanden als gedigitaliseerd materiaal zijn.
Op termijn zal het e-depot ook beschikbaar zijn voor particuliere archieven, zoals bedrijven, particuliere stichtingen en verenigingen.
In alle gevallen dient de digitale informatie gereed gemaakt te worden voor overbrenging naar het e-depot. Hier helpt het HCL graag bij. Ons Team e-depot staat klaar om te adviseren over het e-depot.
in welk stadium van ontwikkeling is het e-depot?
Het opzetten van een e-depot vereist de nodige planning, kennis en inzicht. Om het e-depot te verwezenlijken is een plan van aanpak geschreven waarin de projectopzet, de projectopdracht, projectdoelstelling en projectfasering zijn beschreven. Vertegenwoordigers van verschillende gemeenten nemen daarbij deel aan de klankbordgroep, een gespecialiseerde groep die onderling kennis en inzichten deelt die betrekking hebben op het project. Team e-depot werkt hard om het HCL e-depot te realiseren.
contact
Mocht je vragen hebben over het e-depot van het HCL, neem dan contact met ons op via e-depot@rhcl.nl.