Veel informatie wordt tegenwoordig alleen nog maar digitaal opgeslagen en beheerd. Ook de overheid gaat geheel digitaal communiceren, zodat burgers al hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen.
Voor archiefinstellingen is het werken met ‘digitaal geboren’ archiefstukken een relatief nieuw fenomeen. Het vereist een andere werkwijze en andere kennis dan bij fysieke archieven. Vernieuwingen op het gebied van bijvoorbeeld bestandsformaten en hardware volgen elkaar in rap tempo op. Hardware en software van nu, zijn over een aantal jaar niet meer leesbaar. Om digitale collecties in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het het RHCL aan het ontwikkelen van een e-Depot voorziening.
Wat is 'het e-Depot'?
Een e-Depot is een voorziening en diensten waarmee digitale informatie wordt voorbereid, beheerd en beschikbaar gesteld, met als doel de informatie leesbaar, toegankelijk en authentiek te houden. Het RHCL maakt gebruik van soft- en hardware in een multi-tenant structuur binnen de landelijke infrastructuur die het Nationaal Archief bouwt in opdracht van het ministerie van OCW.
Formeel is de definitie van e-Depot: “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.”
Vrij vertaald wil dit zeggen dat het e-Depot meer is dan alleen digitale opslag. Bij digitaal archiveren is het raadzaam om niet – zoals bij klassieke dragers – 20 jaar te wachten tot het overbrengen van het archief. Voor het veilig stellen van digitale informatie zal de hele route, van archiefvormer tot (eind)gebruiker, doordacht moeten worden. Zo is het niet alleen van belang dat de techniek (hard- en software) goed werkt, maar ook dat er procedures worden gevolgd om digitaal archiefmateriaal voor een lange periode te behouden.
De definitie zegt ook iets over wat het e-Depot niet is. Het RHCL steekt veel tijd in het digitaal beschikbaar maken van fysieke, veelal oude documenten (scans), maar dit is niet waar het e-Depot project over gaat. Bij het e-Depot draait het om de duurzame toegankelijkheid van archiefstukken uit het digitale tijdperk, die veelal nooit een fysieke vorm gekend hebben.
Voor welke informatie is het e-Depot er?
In de eerste plaats is het e-Depot er voor informatieobjecten van de overheid: het Rijk (de rijksinstellingen in de provincie), de Provincie, en verschillende gemeenten in Limburg. Maar op termijn zal het e-Depot ook voor particuliere archieven interessant zijn: van kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, en bedrijven tot families en personen.
Wie kan de informatie in het e-Depot straks inzien?
Iedereen. Het wordt toegankelijk via onze website. Het RHCL gaat zijn collecties voor alle gebruikersgroepen in de vorm van 'open data' aanbieden. Bezoekers kunnen de informatie dan niet alleen vinden en bekijken, maar mogen de informatie ook hergebruiken.
Sommige informatie is niet of beperkt openbaar. Bijvoorbeeld als het gaat om privacygevoelige informatie. Daar kan dus niet iedereen bij.
Wat levert digitaal archiveren op?
De maatschappelijke voordelen van het e-Depot zijn aanzienlijk. Allereerst komt het e-depot tegemoet aan de groeiende interesse in Nederland voor cultuur en geschiedenis. Het e-Depot zal bestaan uit verschillende soorten collecties en materiaal (tekst, beeld, film, foto, muziek, tekeningen, video, etc.), waartussen belangrijke dwarsverbanden gelegd kunnen worden. De bezoeker hoeft voor deze bronnen straks niet meer naar een studiezaal van een archief toe, maar kan ze gemakkelijk met één muisklik raadplegen, op een moment dat dit hem of haar het best uitkomt.
Daarnaast speelt het e-Depot een belangrijke rol in het waarborgen van de rechtsstaat. Ook in het digitale tijdperk dragen archiefinstellingen een verantwoordelijkheid om voor de burgers het geheugen van de samenleving te beheren. Door te zorgen voor goed geordende en toegankelijke digitale archieven maken zij het mede mogelijk dat het handelen van de overheid sneller en beter gecontroleerd kan worden.
In welk stadium van ontwikkeling is het e-Depot?
In 2016 heeft het RHCL een succesvolle pilot uitgevoerd voor aansluiting van archiefmateriaal op het e-Depot, samen met de Gemeente Maastricht. In 2018 is het RHCL samen met de gemeente Horst a/d Maas van start gegaan met een nieuwe pilot. De resultaten van deze pilots zullen we, stap voor stap, omzetten in structurele dienstverlening. Echt klaar is het e-Depot nooit. We moeten namelijk continu inspelen op veranderingen in de digitale wereld. Alleen dan kunnen we informatie ook in de toekomst vindbaar en bruikbaar houden.
Arthur Gorissen maakte over de succesvolle afsluiting van de pilot met de gemeente Maastricht de onderstaande animatie.