e-Depot
Vanaf de jaren ’90 werkt de overheid steeds meer digitaal. Veel informatie wordt tegenwoordig alleen nog maar digitaal opgeslagen en beheerd. Het kabinet heeft afgesproken dat de overheid in 2017 zelfs geheel digitaal moet communiceren, zodat burgers al hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen.
Voor archiefinstellingen is het werken met ‘digitaal geboren’ archiefstukken een relatief nieuw fenomeen. Het vereist een andere werkwijze en andere kennis dan bij fysieke archieven. Om digitale collecties in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RHCL aan een project: het e-Depot. Samen met o.a. het Nationaal Archief, collega-RHC’s (Regionaal Historische Centra), de Universiteit Maastricht en de Gemeente Maastricht.
wat is het?
Formeel is de definitie van e-Depot: “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige harden software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.”
Vrij vertaald wil dit zeggen dat het e-depot meer is dan alleen digitale opslag. Bij digitaal archiveren is het dan ook raadzaam om niet – zoals bij klassieke dragers – 20 jaar te wachten tot het overbrengen van het archief. Voor het veilig stellen van digitale informatie zal de hele route, van archiefvormer tot (eind)gebruiker, doordacht moeten worden. Zo is het niet alleen van belang dat de techniek (hard- en software) goed werkt, maar ook dat er procedures worden gevolgd om digitaal archiefmateriaal voor lange periode te behouden.
De definitie zegt ook iets over wat het e-depot niet is. Het RHCL steekt veel tijd in het digitaal beschikbaar maken van fysieke, veelal oude documenten (scans), maar dit is niet waar het e-depot project over gaat. Bij het e-depot draait het om archiefstukken uit het digitale tijdperk, die veelal nooit een fysieke vorm gekend hebben.
welke informatie komt in het e-depot?
In de eerste plaats is het e-depot er voor informatieobjecten van de overheid: het Rijk (de rijksinstellingen in de provincie), de Provincie, en verschillende gemeenten in Limburg. Maar op termijn zal het e-depot ook voor particuliere archieven interessant zijn: van kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, en bedrijven tot families en personen.
Bent u benieuwd of (en hoe) u kan aansluiten op het e-depot? Kijk dan op deze pagina.
wat levert digitaal archiveren op?
De maatschappelijke voordelen van het e-depot zijn aanzienlijk. Allereerst komt het e-depot tegemoet aan de groeiende interesse in Nederland voor cultuur en geschiedenis. Het e-depot zal bestaan uit verschillende soorten collecties en materiaal (tekst, beeld, film, foto, muziek, tekeningen, video, etc.), waartussen belangrijke dwarsverbanden gelegd kunnen worden. De bezoeker hoeft voor deze bronnen straks niet meer naar een studiezaal van een archief toe, maar kan ze gemakkelijk met één muisklik raadplegen, op een moment dat dit hem of haar het best uitkomt.
Het e-depot zal daarmee ook een belangrijke rol spelen in het waarborgen van de rechtsstaat. Want ook in het digitale tijdperk dragen archiefinstellingen een verantwoordelijkheid om voor de burgers het geheugen van het land/de provincie te beheren. Door te zorgen voor goed geordende en toegankelijke digitale archieven maken zij het mede mogelijk dat het handelen van de overheid sneller en beter gecontroleerd kan worden.
in welk stadium van ontwikkeling is het e-depot?
In 2016 heeft het RHCL een succesvolle pilot uitgevoerd voor aansluiting van archiefmateriaal op het e-Depot, samen met de Gemeente Maastricht. De resultaten van de pilot zullen we, stap voor stap, omzetten in structurele dienstverlening. Het streven is dat onze zorgdragers in 2017 kunnen aansluiten bij het e-Depot.
Arthur Gorissen maakte over de succesvolle afsluiting van de pilot de onderstaande animatie.