De eerste associatie met het woord 'archief' is meestal die van stof en oude boeken, beheerd door een even stoffige, oude archivaris. 'Oud' is voor een deel correct, althans wat de leeftijd van de archieven betreft, stoffig gelukkig niet meer.
Het woord archief is via het Latijnse 'archivum' afgeleid van het Griekse woord 'archè', dat behalve 'oud' ook 'overheid' betekent. In het oude Griekenland was het Archeion het gebouw waar de staatsstukken werden bewaard.
De huidige term 'archief' kan twee betekenissen hebben: het kan zowel slaan op de stukken zelf als op het gebouw waarin de stukken bewaard worden. Er is sprake van het 'Rijksarchief of 'Gemeentearchief' als instelling, maar men kent ook het 'archief van de rechtbank' of het 'archief van het provinciaal bestuur'.
Archief ontstaat iedere dag
Het menselijk geheugen is zwak. Mondelinge afspraken kunnen naderhand leiden tot menings- of interpretatieverschillen. Daarom is het nuttig bepaalde afspraken of gegevens vast te leggen, enerzijds ter ondersteuning van het geheugen, anderzijds omdat die vastlegging ook een juridisch bewijs kan opleveren.
Vaak gebeurt dit schriftelijk, maar ook andere vormen (bijv. digitaal of fotografisch) zijn mogelijk. Soms heeft die vastlegging een min of meer officieel karakter en is ze gebonden aan bepaalde formaliteiten (akte, brief), maar het is ook mogelijk ten behoeve van de eigen administratie min of meer 'vormloze' aantekeningen te maken.
Zeker wanneer een document juridisch bewijs moet leveren (paspoort, diploma, geboorteakte), worden aan formaliteiten zwaardere eisen gesteld. Een notariële akte is juridisch belangrijker dan een particuliere aantekening omdat nu eenmaal meer geloof wordt gehecht aan iets wat een officiële functionaris opschrijft.
Vrijwel iedereen die in schriftelijke vorm deelneemt aan het maatschappelijk leven, zowel privé-personen, overheid als instellingen, vormt eigen archief (koop-, hypotheek of huurakte, verzekeringspapieren, diploma's, abonnementenadministratie, bankbescheiden etc.). Natuurlijk zijn er grote verschillen in omvang. De administratie van particulieren bestaat vaak uit niet meer dan de bekende schoenendoos, terwijl archiefvormers zoals de overheid, ziekenhuizen, onderwijsinstituten en bedrijven administraties van kilometers lengte hebben. Maar deze kwantitatieve verschillen doen niets af aan het feit dat het doel van archiefvorming bij eenieder wezenlijk gelijk is.
Uit het voorgaande mag duidelijk zijn dat 'archief' als zodanig niets met 'oud' te maken heeft. Archief ontstaat iedere dag.
'Archief', 'collectie' of 'documentatie'?
De uiterlijke verschijningsvorm (perkament, papier, geschreven of getekend, microfilm, boekvorm, los blad) is niet zo belangrijk voor het wezen van een archief. Veel meer gaat het er om dat de bescheiden gebruikt zijn binnen een administratief kader, met andere woorden het document moet voor de betrokken persoon of instantie echte administratieve betekenis hebben gehad. Daarmee onderscheidt het 'archief' zich van 'collecties' of 'verzamelingen'.
Een verzameling boeken noemt men bibliotheek, een collectie prenten, postkaarten, krantenknipsels, affiches, foto's, etc. documentatie. Het gaat om documenten, maar meestal zijn zij uit liefhebberij bijeengebracht of verzameld. Sommige onderzoekers bewaren ook fotokopieën van documenten uit archieven die zij interessant vinden. Zij noemen dat vaak ook (ten onrechte) hun 'archief'.
Een collectie heeft misschien wel een grote inhoudelijke waarde (en soms ook financiële) en kan als historische bron om het verleden te kennen buitengewoon belangrijk zijn, maar het is geen archief in de eigenlijke zin, omdat deze documenten geen administratieve betekenis hebben gehad. Archiefdiensten als het RHCL hebben echter wel collecties - zoals fotocollecties - onder hun beheer, juist omdat deze documenten zo belangrijk zijn vanwege de historische informatie die zij verschaffen.
Delen
Made by zuiderlicht