De inventaris
Een inventaris is een opsomming van alle stukken die in een archief voorkomen. Niet zomaar een opsomming, maar eentje met een bepaalde logica. In de meeste gevallen bestaat een dergelijke inventaris ruwweg uit een tweetal onderdelen: een inleiding en de feitelijke inventaris.
De inleiding van de inventaris bevat in het kort de institutionele geschiedenis, de ontstaansgeschiedenis en de werking van de instelling waar het archief van afkomstig is. Hieruit is veelal te af te leiden welke taken en verantwoordelijkheden de instelling had. In de inleiding is in de meeste gevallen ook een verantwoording van de inventarisatie opgenomen. Hierin staat vermeld welke systematische indeling de archivaris heeft gebruikt en in welke gevallen hij daar juist vanaf is geweken en waarom.
De feitelijke archiefinventaris kan ook weer in twee delen worden verdeeld: één deel dat meestal de naam “Stukken van algemene aard” draagt en één deel met de naam “Stukken van bijzondere aard” of “Stukken betreffende taakuitoefening”.
In het eerste deel zijn stukken ondergebracht die zo divers van aard zijn dat zij niet onder één specifieke taak vallen. Het gaat hierbij vooral om vergaderstukken, notulen, besluitenlijsten waarin vrijwel alle onderwerpen en taken waar een instelling zich mee bezighoudt aan de orde komen. Ook series van ingekomen en uitgaande stukken vallen onder het eerste deel van de inventaris. Dit zijn meestal chronologisch behandelde ingekomen brieven, verzoeken of aanvragen. Meestal zijn ze via een apart register, dat destijds al is aangelegd, toegankelijk. Over de manier waarop een dergelijke serie in te zien is, wordt meestal in de inleiding van de inventaris het een en ander geschreven. Ook kan de studiezaalmedewerker u op de hoogte brengen op welke wijze de series toegankelijk zijn.
Het tweede deel van een inventaris, de stukken van bijzondere aard, bestaat wel uit losse stukken of dossiers die over één taakgebied gaan. Een vrijwel altijd voorkomende “taak” is bijvoorbeeld de organisatie. Hoe is de organisatie van de instelling geregeld, is er een bestuur of een college, wie zat er in dat bestuur, wat waren de rechten en plichten van een dergelijke bestuur? De stukken die hierover gaan, in de meeste gevallen gevat in statuten of besluiten, zullen onder de taak “organisatie” terug te vinden zijn.
Indexen
Naast de archiefinventaris als toegang, zijn er op bepaalde delen van archieven ook zogenaamde indexen gemaakt. In principe is zo'n index een soort inhoudsopgave. Deze index, ook wel nadere toegang genoemd, is meestal gemaakt op de naam van de personen genoemd in die archiefstukken of op het onderwerp. Zij worden zowel gemaakt op archieven als op collecties.
______________________________
Bij deze tekst is dankbaar gebruik gemaakt van de uitleg van Dhr. Luykx (Rijckheyt)
Delen
Made by zuiderlicht