Rijckheyt en het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Limburg zijn gefuseerd tot het Historisch Centrum Limburg (HCL). Hoe ze dit hebben aangepakt, vertellen initiatiefnemers Geert Luijkx, gemeentearchivaris van Heerlen, en Lita Wiggers, directeur van het HCL, op het kennisnetwerk KIA. Belangrijke uitgangspunten in dit proces waren een open mind, eerlijke communicatie en het organisatie- en algemeen belang.
Niet per se fuseren
Wiggers: ‘Het begon eigenlijk klein: we hadden behoefte aan een nieuwe inspectiemethode en zochten daarvoor de regionale samenwerking op.’ ‘Een fusie was niet per se het uitgangspunt,’ vult Luijkx aan. Het ging de betrokkenen er vooral om een aantal (toekomstige) problemen het hoofd te kunnen bieden door de krachten te bundelen. Uitdagingen als een (nieuwe) archiefbewaarplaats, e-depot, de aangepaste Archiefwet. En de middelen en expertise die hiervoor nodig zijn.
Open mind
In het voortraject zijn eerst drie mogelijke scenario’s onderzocht: zelfstandig blijven, samenwerken op ambtelijk niveau binnen een gemeenschappelijke regeling, en fuseren. Luijkx: ‘Ik heb nooit een voorkeur voor een bepaald scenario uitgesproken. Zo hou je de discussie open naar het bestuur en het personeel. Je moet gewoon gaan voor wat het beste is voor de organisatie.’ Dat dat een fusie was, werd duidelijk aan de hand van het onderzoek.
Neem iedereen mee!
Bij elke stap zorgden partijen voor een transparante, heldere communicatie en ruimte om te ventileren. Niet alleen naar de gemeente en het bestuur toe, maar ook naar de medewerkers en bezoekers. ‘We hadden wekelijks overleg met het personeel over visie, overeenkomst, en beleidsplan’, vertelt Luijkx. ‘En hen gevraagd mee te denken. We hebben ook steeds de ondernemingsraad bij het traject betrokken.’ Wiggers: ‘Bestuurlijk was er wel bezorgdheid, vooral financieel.’ Het bedrijfsplan is toen zo ingericht dat de initiatiefnemers ook de financiële aspecten goed toe konden lichten en inzichtelijk maken.
Belangrijke tips
Wiggers: ‘Je krijgt draagvlak door inzicht te geven in de stappen die je zet. Daar hebben we veel tijd in gestoken en daardoor kunnen we nu meters maken.’ Luijkx: ‘Ga zo’n traject onbevangen in. Dus niet vooringenomen. Als er een andere uitkomst was geweest, dan hadden we een ander traject gekozen. En zet je ego opzij. Baseer je keuzes op het belang van de archiefinstelling en het algemeen belang.’
Lees het volledige best practice-interview op kia.pleio.nl. Hier staan ook de intentieverklaring, visie en het bedrijfsplan van het (voormalige) RHC Limburg en Rijckheyt.
Dit (verkort) artikel verscheen eerder op de website van het Nationaal Archief.