Als gevolg van digitaal werken ontstaat er steeds meer digitaal archiefmateriaal. Om digitale archieven voor lange tijd - of zelfs voor altijd - toegankelijk te houden zijn speciale voorzieningen nodig: een e-depot. Het Historisch Centrum Limburg (HCL) start met een e-depot en kiest hierbij voor de firma DiVault als samenwerkingspartner. Op maandag 31 juli 2023 is de bijbehorende overeenkomst ondertekend.
Waar in het verleden enkel fysieke stukken, zoals charters, perkament en papier, aan het Historisch Centrum Limburg (HCL) in bewaring werden gegeven, is tegenwoordig ook behoefte aan de bewaring van digitale informatie. Dat zal op grond van de Archiefwet, net als fysieke stukken, ‘tot in de eeuwigheid’ beheerd en bewaard blijven. Dat doen we in een e-depot.
Deze digitale informatie wordt duurzaam opgeslagen, zodat deze nu en in de toekomst toegankelijk is. Digitale informatie is echter kwetsbaar. Bestanden kunnen onleesbaar worden en bestandsformaten raken snel verouderd. Het tot in eeuwigheid bewaren ervan is complex en vereist specialisme.
Dat onderschrijft ook Lita Wiggers, de algemeen directeur van het HCL: “De verschuiving van analoge naar digitale archivering vraagt om verandering en innovatie ten aanzien van goed archiefbeheer en met de inrichting van een e-depot zetten wij die stap naar de toekomst”. Met een e-depot kunnen we digitale informatie duurzaam en betrouwbaar beheren en beschikbaar stellen aan iedereen die de informatie in mag zien.
Stap voorwaarts
Het opzetten van een e-depot is niet makkelijk. Daarom slaan we hiervoor de handen ineen met de firma DiVault. Een positieve ontwikkeling, aldus Geert Luijkx, gemeentearchivaris bij het HCL: “Ik ben enorm blij met deze stap voorwaarts in digitaal archiefbeheer waarmee we ons collectief digitaal geheugen kunnen gaan veiligstellen. Ik kijk er naar uit om hierin samen te werken met onze nieuwe partner DiVault”.
De keuze voor DiVault is de uitkomst van een zorgvuldig proces van twee jaar voorbereiding. Als eerste hebben we bij het HCL de gebruikerseisen en -wensen voor het e-depot in kaart gebracht en geprioriteerd. Vervolgens zijn we in gesprek gegaan met verschillende marktpartijen om onze visie en de mogelijkheden te bespreken. Als laatste is er een (verplicht) aanbestedingstraject doorlopen. Hierbij zijn de verschillende leveranciers die zich hadden ingeschreven beoordeeld op zes verschillende aspecten, waarbij DiVault als beste uit de bus kwam.
Ingebruikname
Nadat het contract is ondertekend, moet het e-depot natuurlijk eerst worden gerealiseerd. Hierbij wordt de e-depotvoorziening ingericht, worden medewerkers getraind en interne procedures opgesteld. De verwachting is dat het e-depot eind oktober 2023 functioneel is.
Digitale informatie die in het e-depot wordt opgenomen is meteen beschikbaar voor de buitenwereld. Dit kunnen medewerkers van de archiefvormende organisaties zijn, maar ook burgers, bedrijven en andere geïnteresseerden. Bij het beschikbaar stellen van de digitale informatie dient uiteraard rekening te worden gehouden met eventuele openbaarheidsbeperkingen.
Natuurlijk willen we bij het HCL ons e-depot zo snel mogelijk in gebruik nemen. Daarom zijn we nu al bezig met de eerste pilot. Samen met de Gemeente Heerlen gaan we aan de slag om hun websitebestanden op te nemen in het e-depot.
Contact
Ook meedoen met een pilot of de mogelijkheden van ons e-depot bespreken? Neem dan contact met ons op via e-depot@hclimburg.nl
Voor algemene informatie over het Historisch Centrum Limburg kunt u terecht bij de algemeen directeur via lita.wigggers@hclimburg.nl
Delen
Made by zuiderlicht